Sistema integrado de impressão é instalado na Agência

MANAUS – O novo sistema de documentação viabilizará os serviços de impressão, cópia, fax e digitalização de documentos, com mais qualidade e praticidade. Este sistema é chamado outsourcing de impressão e será realizado por uma empresa, contratada por meio de licitação, que após estudo prévio, implantará o sistema, sob a supervisão da Gerência de Tecnologia da Informação (Geti).

Atualmente cada setor possui equipamentos próprios para execução dos serviços citados anteriormente. Com a instalação desse novo modo de operação, os pontos onde estão localizados esses equipamentos, serão mantidos ou aumentados. Além disso, contarão com imediato retorno para manutenção e reposição de suprimentos.

Na prática o sistema vai entrar em funcionamento com a substituição de todos os equipamentos da Agência de Fomento do Estado do Amazonas (Afeam), por máquinas da empresa contratada. Esta empresa também disponibilizará os suprimentos (papel, cartucho de tinta, entre outros) necessários para o funcionamento destas máquinas. Todos os equipamentos estarão interligados e monitorados por um técnico responsável pelo bom desempenho dos mesmos.

As impressoras que emitem 20 páginas por minutos, por exemplo, continuarão com a velocidade de 20 páginas, porém serão trocadas por uma máquina nova com potência igual ou superior. O atendimento realizado hoje não atende às demandas em sua totalidade. Quando o sistema estiver ativo, as máquinas que precisarem de reparo serão prontamente substituídas.

Pesquisa
As determinações atribuídas em relação do Planejamento Estratégico do ano 2008/2011, já comportavam a terceirização destes serviços. E no início do mês de maio deste ano, o gestor da Geti, Geraldo Torres, começou o processo de levantamento de dados para verificar quais seriam as vantagens para a Afeam em ter esses serviços terceirizados.

“Nós fizemos uma pesquisa interna para checar a necessidade real de cada setor. E também conseguimos, com essa pesquisa, aferir sobre a melhoria na qualidade dos trabalhos e descobrimos que essa mudança irá gerar uma economia inicial de 20%”, explicou Torres.

Durante a pesquisa a Afeam enviou técnicos da Geti até a Secretaria de Estado da Fazenda do Amazonas (Sefaz-AM), uma das secretarias estaduais que já utilizam o sistema de outsourcing de impressão; e por meio das referências obtidas na Sefaz-AM, a gerência concluiu a pesquisa e iniciou o processo de licitação para posterior implantação.

Funcionamento
A instalação do sistema ocorrerá de maneira gradativa, seguindo um cronograma determinado no projeto. Inicialmente o setor de Reprografia receberá impressoras multifuncionais, para uso comum a todos os colaboradores. A Reprografia será um das primeiras áreas a receberem o sistema, juntamente com a Geti e a Gerência Técnica (Getec). Antes do sistema de outsourcing de impressão ser colocado em funcionamento por completo, todos os colaboradores da Agência receberão treinamento para operar os equipamentos de maneira correta.

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